Mijn naam is Stephan van den Akker. Ik ben samen met Mirco Cuppens directeur/eigenaar van de Event Company. Hospitality Systems Holland heeft mij, als kritisch gebruiker van VIPS Evenementen, gevraagd mijn ervaring met VIPS met u te delen.

De Event Company exploiteert momenteel vier bedrijven; De Lindenhof in Delft, Landgoed Te Werve in Rijswijk, Landgoed Voorlinden in Wassenaaren de Hooge Vuursche. Alle bedrijven worden geëxploiteerd als luxe horecalocatie voor vergaderingen, presentaties, recepties, gelegenheidsdiners, bruiloften en personeelsfeesten.

Sinds enkele jaren is onze onderneming een enthousiast gebruiker van VIPS. Het biedt Event Company de mogelijkheid om het volledige traject in één applicatie te beheren. Vanaf het moment dat een prospect informatie aanvraagt totdat deze een factuur krijgt. Daarvoor gebruikten we in het verleden verschillende softwarepakketten. Dit had als nadeel, dat dezelfde informatie op verschillende momenten in andere programma’s moest worden ingevoerd. Deze inefficiënte manier van werken wilden wij veranderen en daarom zijn we op zoek gegaan naar een softwarepakket dat geschikt was voor ons bedrijf.

Na mij te hebben verdiept in deze materie, werd me vrij snel duidelijk dat VIPS Evenementen het enige product was dat aan onze wensen kon voldoen. Toen het besluit eenmaal was gevallen om samen te werken met Hospitality Systems Holland, is er een plan van aanpak opgezet om de implementatie van VIPS te realiseren.

Die implementatie is in drie fases gerealiseerd:

• Fase 1: Implementeren van het systeem op de afdeling sales,
• Fase 2: Implementeren van VIPS  op alle operationele afdelingen,
• Fase 3:Implementatie van de facturatie.

Hiermee is de koppeling met ons financiële systeem een feit geworden. Dit werd mogelijk doordat VIPS niet meer afhankelijk is van het draaien van een dagsluiting. Het is nu mogelijk om binnen het pakket op een door ons uitgekozen tijdstip de facturering te versturen. Vanaf dat moment werkt het systeem optimaal er wordt geen informatie op papier van afdeling naar afdeling uitgewisseld.
Het sterkste punt van VIPS voor onze organisatie is dat dit systeem geïntegreerd is. VIPS ondersteunt ons vanaf het moment dat wij sales-activiteiten ondernemen tot en met de facturatie. Deze eigenschap van VIPS maakt het systeem uniek. De database is zeer stabiel, de koppelingen werken goed en de helpdesk is goed bereikbaar. De contacten met de software ontwikkelaars zijn uitstekend, zodoende is er altijd de mogelijkheid om ons softwarepakket te voorzien van op maat gemaakte toepassingen.

De initiële kosten die gemaakt moeten worden om VIPS aan te schaffen vielen ons 100% mee. Doordat we samen met Hospitality Systems Holland de uiteindelijke doelstellingen goed hebben geformuleerd is ook de implementatie goed verlopen. Het platform waar het systeem op draait is onderhoudsarm en goed te installeren op bestaande hardware. De kosten zijn laag te noemen omdat wij proberen VIPS echt optimaal en zo efficiënt mogelijk te benutten. Voor de Event Company heeft VIPS in ieder geval al bewezen een uitstekend systeem te zijn, dat ons helpt bij het aanbieden van onze producten en diensten.