Veelgestelde vragen

U wilt een rekening vanuit pixelpoint doorboeken naar VIPS, maar u krijgt een melding dat dit niet mogelijk is.
Er zijn diverse mogelijke punten die u kunt controleren:
• Staat in VIPS de optie kassaboekingen bij deze relatie aan? U vindt deze instelling in het onderhoud- relatiescherm.
• Heeft u het juiste G-nummer? Het G-nummer is het relatienummer in VIPS (dit nummer staat boven aan het relatiescherm) .
• De authorization manager is vastgelopen, probeer de kassa opnieuw op te starten.
• Heeft de kassa wel verbinding met het netwerk? Is de netwerkkabel aangesloten? Heeft de kassa wel
internet?

Mocht dit geen oplossing bieden, neem dan contact op met de helpdesk.

Als de printer niet werkt, kan dit verschillende oorzaken hebben.
U kunt de volgende punten controleren:
• Is de stroomkabel goed aangesloten? Zit hij in de printer? Zit hij in het stopcontact? Is de printerkabel goed aangesloten met de kassa?
• Krijgt de printer stroom? Dit kun je zien aan het groene lampje dat brand bij ‘power’.
• Branden er ongebruikelijke lampjes die rood of een andere kleur zijn?
• Is er iets fout met het papier in de printer?
• Als u de bovenstaande stappen hebt doorlopen en de printer werkt nog niet, kunt u de printer resetten:
Zet de printer uit,
houd de feedknop ingedrukt en zet de printer weer aan,
laat de feedknop na 10 seconden los en zet daarna de printer weer uit/aan. Er zou nu een lange testbon uit moeten komen.
• Geeft de kassa een print-port error aan, dan kan het zijn dat een kabel ingang kapot is.
U kunt dan de kabel in een andere ingang van de kassa steken. Echter om hem dan werkelijk te laten werken, moeten daar wel instellingen aangepast worden in de back office.
Als de bonprinter nog niet werkt, neemt u dan contact op met ons.

Wanneer de auto-export van pixelpoint naar VIPS niet heeft gedraaid, moet dit handmatig door ons worden gedaan.
U dient dagelijks te controleren of de kassa-export heeft gedraaid. Dit kunt u doen door de kassa rekening in VIPS te controleren. U controleert dan óf de kassa rekening bij openstaande rekeningen staat. Staat deze rekening op € 0,-? Dan kunt u die rekening en de kassa afsluiten.

De kassalade is aangesloten op de printer. Als er een fout in de printer is, zal de kassalade daarom ook niet functioneren.
Kijk bij het kopje ‘bon printer werkt niet’ om te achterhalen waar het probleem zit.
Als de kassalade nog niet werkt, neemt u dan contact op met ons.

Wanneer u de melding krijgt dat de license manager offline is, kunt u proberen de kassa opnieuw op te starten. Wanneer dit het probleem niet oplost, dient u contact met ons op te nemen.

Wanneer u de night audit bent vergeten, dient u deze zo snel mogelijk alsnog te draaien.
Houdt u er rekening mee dat hierdoor de omzet wel op een andere dag kan komen te staan.

Via de knop nightaudit start u de nightaudit / dagsluiting. U komt terecht in het volgende scherm:

U ziet staan welke dag u sluit. De nightaudit verzorgt de volgende mogelijke acties binnen VIPS, dit kan verschillen per locatie:
1. Het sluiten van de fiscale boekdatum van het systeem.
2. Niet ingecheckte gasten met een geplande aankomst op de dag van de nightaudit krijgen de status ‘no show” en de betreffende details worden geannuleerd.
3. Het definitief maken van de geplande boekingen van het boekingsplan van de dag van de nightaudit
4. De status van bezette kamers van schoon naar vuil zetten in het systeem.
5. Eventuele extra gedefinieerde acties uitvoeren.
Indien u op “Sluit de dag” klikt, volgt een controle van de aankomsten van die dag. Indien er gasten nog niet zijn ingecheckt, volgt een melding:

Vervolgens wordt de nightaudit uitgevoerd.

VIPS
F3 = Zoeken naar een relatie, factuurnr., reservering, accommodatie, depositnr
F5 = Ververs scherm in onderhoud/overzicht relaties, planner.
Ctrl + L = Login/Logout
Ctrl + N = Nieuwe relatie in overzicht relaties
Ctrl + Shift + R = Start rapport designer
Ctrl + Shift + V = Start rapport viewer
Ctrl + G = kolommen toevoegen
Ctrl + i = Geeft een timestamp in het vrije tekst of memo veld. bijvoorbeeld: 16-02-2018 08:27:08 – Freetime Hospitality

Windows algemeen:
Ctrl + A = Alles selecteren
Ctrl + C = Kopiëren
Ctrl + T = Tile modus activeren / deactiveren
Ctrl + V = Plakken
Ctrl + W = Huidig scherm sluiten
Ctrl + X = Knippen
Ctrl + Z = Typen ongedaan maken
Markeren tekst
Linker muisknop vasthouden en cursor over de tekst slepen
Markeren item
Eén maal met de linkermuisknop op het item klikken.
Kolom sorteren
Klik op kolom koptekst van de kolom waarop men het wil sorteren
Kolom volgorde
Klik op kolom koptekst met linkermuisknop, vasthouden en naar gewenste positie schuiven
Volledig scherm
Dubbelklik op titelbalk balk verkleind scherm
Verkleind scherm
Dubbelklik op titelbalk balk vergroot scherm

– Druk CTRL-G in. Dit is de sneltoets waarop alle kolommen geselecteerd kunnen worden. Klik hier kolommen aan en u zult zien dan weer reserveringen zien.

Het kan ook zijn dat de night audit niet gedraaid is of per ongeluk juist al wel gedraaid is. Dit kunt u zien door bij ‘night audit’ te kijken. De boekdatum dient te staan op de huidige datum.
Als de night audit al wel gedraaid is, kunt u twee dingen doen:
– Zijn alle aankomsten op no-show gezet? Deze kunt u de-annuleren.
– U kunt contact opnemen met de helpdesk zodat er een correctie uitgevoerd kan worden (we zetten dan de laatste back-up terug).
Hier aan zijn overigens wel kosten verbonden wanneer dit buiten kantooruren uitgevoerd wordt.

Ziet u in VIPS alleen maar onderstaand scherm:

dan zijn uw persoonlijke instellingen verwijderd, dit kan geen kwaad.
Door op CTRL- G te klikken kunt u deze opnieuw instellen.

U kunt het volgende controleren:
• Is er een kamer toegewezen aan de reservering?
• Is er een gast toegewezen aan de reservering?

U kunt het volgende controleren.

• Is er een kamer toegewezen.
• Is er een gast toegewezen.
• Is het aantal personen hoger dan het maximaal aantal personen wat toegestaan is op het gekozen kamertype.

Dit kan aan veel verschillende aspecten liggen. U kunt beginnen het volgende te controleren.

– Zijn alle periodes juist ingevuld?
Stel, het gaat om een reservering in de toekomst, is het arrangement dan nog wel geldig?
Kijk ook naar de periodes van het tarief( derde tabblad). Om dit te checken zoek je los het tarief op of dubbel klik op het tarief. Controleer ook of het tarief wel actief is.

– Valt de bezetting van de reservering binnen het minimum en maximum van de ingestelde bezetting van het arrangement? (let op: als dit beide op 0 staat is het ook goed, dit zijn de standaard instellingen)
In het voorbeeld hieronder is de minimale bezetting 1 persoon en de maximale bezetting 2 personen.
Bij een reservering van 3 personen wordt dit arrangement daarom niet getoond.

– Staan de dagen waarvoor u wil reserveren in het arrangement aangevinkt, en is het arrangement wel actief ?

– Heeft het arrangement of tarief, condities die misschien niet van toepassing zijn in de reservering?
Er kunnen condities vastgesteld zijn voor marktsegmenten, relaties, prijscategorieën en itemtypes.
In het voorbeeld hieronder kan het arrangement alleen geboekt worden voor een business room.

– In de tarieven onder de arrangementen hangen ook periodes, staan deze op de juiste manier ingesteld?

Mocht dit allemaal goed staan, neemt u dan contact op met de helpdesk.

Door het maken van een mailing kunt u relatiegegevens importeren uit VIPS en deze verwerken in een Word- of Excel-bestand.
Wilt u weten hoe u een mailing maakt, klik dan op de onderstaande link om de handleiding te bekijken.

Documenten VIPS 6

In het overzicht ‘reserveringen’ onder een relatie worden alleen reserveringen getoond die nog verwacht worden. Door de optie “history” aan te vinken, worden ook de reserveringen in het verleden getoond.

Waarschijnlijk is er na de export naar het boekhoudprogramma nog omzet geboekt of iets gewijzigd. Draai nogmaals de export, dan zou het moeten kloppen.
Is dit niet het geval, neem dan contact op met de helpdesk, wij ontvangen dan graag het exportbestand en een kopie van het rapport met de juiste bakstand.

Voor de juiste procedure voor het maken van een export naar Exact verwijzen wij u door naar de handleiding, deze vindt u op de pagina ‘documenten’.

Documenten VIPS 6

Indien het saldo van de rekening in het scherm “Onderhoud boekingen” €0,00 is, dan kan de rekening gesloten worden. Klik op de knop om de rekening te sluiten.
Het afsluiten van de rekening heeft de volgende gevolgen in VIPS:
1. Er kan niet meer op deze rekening geboekt worden. Indien de gast nog is ingecheckt en er komen nog boekingen van een interface, nightaudit of kassa binnen, dan zullen deze op een nieuwe rekening gekoppeld aan de gast geboekt worden.
2. Er kunnen geen mutaties meer aan de rekening plaatsvinden.
3. De rekening komt niet meer voor op het overzicht openstaande rekeningen.
4. Rekeninginformatie zoals adressering e.d. kunnen niet meer worden aangepast.
Tot het moment van de dagsluiting (nightaudit) of het sluiten van de periode (bij Event configuraties) kan de rekening nog heropend worden. Na de dag- of periode sluiting kan de rekening niet meer worden aangepast. Eventuele mutaties dienen dan plaats te vinden via de credit nota functionaliteit.

Als u een rekening niet op debiteur kan boeken staat het vinkje “Eigen rekening” aan in de instellingen van de rekening. U kunt dit aanpassen door op de knop “onderhoud rekening” te klikken. Dit vindt u in het vakje van het rekeningnummer of anders onderstaand icoon.

• Verder kunt u nog kijken of het debiteurnummer wel ingevuld is van de relatie.

Het rapport/ De factuur kan niet geprint worden.

1: heeft u netwerkverbinding?
2: Vips kijkt naar de standaard ingestelde printers van de computer. Kijk dus naar de default printers, staat daar een printer geselecteerd?

Wanneer u de Cubilis koppeling “Channelmanger” heeft, is het mogelijk om zelf de beschikbaarheid te synchroniseren.
Hebt u dit nog niet, dan zullen wij dit waarschijnlijk nog bij u installeren. U wordt hiervan op de hoogte gesteld.
Zelf synchroniseren doet u zo:

Ga naar internet > Channels > Selecteer het Channel Type en klik op Modify.
Hier kunt de beschikbaarheid op drie verschillende manieren synchroniseren:

• Alle kamers en/of arrangementen synchroniseren:
Selecteer uw locatie onder wc_description en klik op de rechtermuisknop > Send availability > kies Days of Period.
Wanneer u kiest voor Days kunt u het aantal dagen aangeven dat u wil synchroniseren gerekend vanaf vandaag.
Wanneer u kiest voor Period kunt u een ‘vanaf tot en met datum’ invoeren.

• • Per bron-item-type
  Klik op het tabblad room mapping en selecteer het kamertype in het onderste vak dat u wil synchroniseren en klik op de rechtermuisknop > Send availability > kies Days of Period.
  Wanneer u kiest voor Days kunt u het aantal dagen aangeven dat u wil synchroniseren vanaf vandaag.
  Wanneer u kiest voor Period kunt u een ‘vanaf tot en met datum’ invoeren.

• • Per bron-item-type en arrangement
  Klik op het tabblad package mapping en selecteer het kamertype in het onderste vak dat u wil synchroniseren en klik op de rechtermuisknop > Send availability > kies Days of Period. Wanneer u kiest voor Days kunt u het aantal dagen aangeven dat u wil synchroniseren vanaf vandaag. Wanneer u kiest voor Period kunt u een ‘vanaf tot en met datum’ invoeren.

Scherm voor het invoeren van een aantal dagen

Scherm voor het invoeren van een bepaalde datum

Wanneer de beschikbaarheid tussen VIPS en Cubilis niet klopt, kan dit verschillende oorzaken hebben:
1: De mapping in Vips of in de logies manager van Cubilis staat bijvoorbeeld niet goed of heeft te lang niet goed gestaan.
2: Er zijn nieuwe periodes/packages aangemaakt in Cubilis aangemaakt. Mogelijk moeten die nog gesynchroniseerd worden.

Wij adviseren u om alleen de instellingen aan te passen wanneer u hier een training voor heeft gehad.
Op de pagina documenten vindt u diverse handleidingen die als hulpmiddel kunnen dienen.

Documenten VIPS 6

Voor de juiste procedure voor het maken van een export naar Exact verwijzen wij u door naar de handleiding, deze vindt u op de pagina ‘documenten’.

Documenten VIPS 6

Wanneer iemand zijn wachtwoord vergeet dan kan de *Applicatie beheerder van het bedrijf het wachtwoord wijzigen.

Het wijzigen van een wachtwoord werkt als volgt:

Ga naar Systeem > Beveiligings-Centrum > Selecteer bij Beveiligings Onderdeel / Gebruikers > Selecteer hier de gewenste medewerker > tabblad Applicatie.

*De Applicatie beheerder is de persoon in het bedrijf met de meeste rechten in VIPS.

U kunt 3 dingen checken. ( let op: alleen de medewerker met de rechten ‘applicatiebeheerder’ kan dit doen. Als u dit onderstaande niet kunt, bent u geen applicatiebeheerder en moet een andere medewerker die deze rechten wel heeft, dit uitvoeren.

1: Heeft de gebruiker wel de benodigde rechten? Ga naar het beveiligingscentrum > Gebruikers.
Ga naar de desbetreffende medewerker en klik op het tabblad applicatie, hier ziet u een wit vlak. Gebruik de rechtermuisknop en klik op toevoegen.
2: Heeft de gebruiker wel de juiste instellingen? Ga naar het beveiligingscentrum > gebruikers. Ga naar de desbetreffende medewerker en klik op het tabblad ‘applicatie’. Staat bij ‘menu’ een menu ingevuld?
3: Het kan zijn dat de kolommen nog niet ingesteld staan. Klik op CTRL-G en selecteer de benodigde kolommen.

Als er een foutmelding komt bij het opstarten van VIPS kunt u proberen om de Sky sessie af te sluiten en opnieuw in te loggen, start NIET de computer opnieuw op. Mocht dit niet helpen, neemt u dan contact op met ons.

Meld je Windows account af en log opnieuw in, je dient de computer dus niet opnieuw op te starten.

Een VIPS-installatie dient door ons geïnstalleerd te worden, u kunt contact met ons opnemen om hiervoor een afspraak te maken.

VIPS
F3 = Zoeken naar een relatie, factuurnr., reservering, accommodatie, depositnr
F5 = Ververs scherm in onderhoud/overzicht relaties, planner.
Ctrl + L = Login/Logout
Ctrl + N = Nieuwe relatie in overzicht relaties
Ctrl + Shift + R = Start rapport designer
Ctrl + Shift + V = Start rapport viewer
Ctrl + G = kolommen toevoegen
Ctrl + i = Geeft een timestamp in het vrije tekst of memo veld. bijvoorbeeld: 16-02-2018 08:27:08 – Freetime Hospitality

Windows algemeen:
Ctrl + A = Alles selecteren
Ctrl + C = Kopiëren
Ctrl + T = Tile modus activeren / deactiveren
Ctrl + V = Plakken
Ctrl + W = Huidig scherm sluiten
Ctrl + X = Knippen
Ctrl + Z = Typen ongedaan maken
Markeren tekst
Linker muisknop vasthouden en cursor over de tekst slepen
Markeren item
Eén maal met de linkermuisknop op het item klikken.
Kolom sorteren
Klik op kolom koptekst van de kolom waarop men het wil sorteren
Kolom volgorde
Klik op kolom koptekst met linkermuisknop, vasthouden en naar gewenste positie schuiven
Volledig scherm
Dubbelklik op titelbalk balk verkleind scherm
Verkleind scherm
Dubbelklik op titelbalk balk vergroot scherm

Wanneer u de Cubilis koppeling “Channelmanger” heeft, is het mogelijk om zelf de beschikbaarheid te synchroniseren.
Hebt u dit nog niet, dan zullen wij dit waarschijnlijk nog bij u installeren. U wordt hiervan op de hoogte gesteld.
Zelf synchroniseren doet u zo:

Ga naar internet > Channels > Selecteer het Channel Type en klik op Modify.
Hier kunt de beschikbaarheid op drie verschillende manieren synchroniseren:

• Alle kamers en/of arrangementen synchroniseren:
Selecteer uw locatie onder wc_description en klik op de rechtermuisknop > Send availability > kies Days of Period.
Wanneer u kiest voor Days kunt u het aantal dagen aangeven dat u wil synchroniseren gerekend vanaf vandaag.
Wanneer u kiest voor Period kunt u een ‘vanaf tot en met datum’ invoeren.

• • Per bron-item-type
  Klik op het tabblad room mapping en selecteer het kamertype in het onderste vak dat u wil synchroniseren en klik op de rechtermuisknop > Send availability > kies Days of Period.
  Wanneer u kiest voor Days kunt u het aantal dagen aangeven dat u wil synchroniseren vanaf vandaag.
  Wanneer u kiest voor Period kunt u een ‘vanaf tot en met datum’ invoeren.

• • Per bron-item-type en arrangement
  Klik op het tabblad package mapping en selecteer het kamertype in het onderste vak dat u wil synchroniseren en klik op de rechtermuisknop > Send availability > kies Days of Period. Wanneer u kiest voor Days kunt u het aantal dagen aangeven dat u wil synchroniseren vanaf vandaag. Wanneer u kiest voor Period kunt u een ‘vanaf tot en met datum’ invoeren.

Scherm voor het invoeren van een aantal dagen

Scherm voor het invoeren van een bepaalde datum

U heeft een Engelse foutmelding ontvangen met betrekking tot een internet reservering, hieronder vindt u de vertalingen:

Reservation failed due to following error.
Reservering is niet verwerkt vanwege de volgende foutmelding

No record was found with keyvalue 0 in table BRONITEMTYPE.
Het kamertype is niet bekend, neem contact op met Stardekk om uw configuratie van Cubilis te controleren.

Lateral reservation update is not allowed.
De reservering en/of wijziging is na uw check-in tijd of in het verleden, dit is niet toegestaan.

ReserveringDetail 274592 with Reservering 86317 applied with StandardRate 0 Instead of 53635.Because unable to find the mapping for the Cubilis package.
Aan het reserveringdetail met id 274592 van reservering 86317 is een standard rate toegevoegd omdat het arrangement met id 53635 niet bekend is. U heeft een arrangement niet gemapped in Vips of Cubilis, controleer de reservering en uw mappings.

Availability sync Failed due to following error.
De beschikbaarheid kon niet gesynchroniseerd worden vanwege de volgende foutmelding:

• XML Information 1:
Error Code :Error Description : Transaction context in use by another session.
Er is een vertraging in de verbinding geconstateerd. De Cubilis server is momenteel mogelijk niet beschikbaar.

Availability sync Failed due to following error.
De beschikbaarheid kon niet gesynchroniseerd worden vanwege de volgende foutmelding:

• XML Information 1:
Error Code : 630 Error Description : Rate 49198 isn’t a member of room 15881.
Error Code: 630: Het arrangement met id 49198 is in VIPS nog gekoppeld aan kamertype 15881. Controleer uw mappings en verwijder dit arrangement in Vips.